L’art délicat du reporting

L’art délicat du reporting

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La remontée des informations en provenance des unités des franchisés est un outil de pilotage indispensable à la tête de réseau. Mais sa mise en œuvre comporte des subtilités tant juridiques que pratiques. Regards croisés de l’avocat et du cabinet de conseil financier.


 

“Le contrat doit préciser les modalités de remontée d’informations”
Le point de vue juridique avec Jean-Baptiste Gouache, avocat associé (cabinet Gouache), membre du Collège des experts de la Fédération Française de la Franchise

John F. Kennedy disait “l’ignorance coûte plus cher que l’information”. Cet adage s’applique à la franchise. Cette dernière repose sur une relation de confiance qui implique la transparence : le franchiseur doit connaître les résultats de l’exploitation de son savoir-faire par le franchisé.
Le reporting est un outil d’animation qui permet au franchiseur de déployer une assistance et des techniques d’animation adaptées aux besoins du franchisé. Il lui donne la possibilité de collecter et d’analyser les chiffres d’affaires, les données commerciales et le cas échéant les ratios de compte d’exploitation du franchisé, afin de situer sa performance par rapport aux autres franchisés. Les difficultés peuvent être identifiées tôt, de manière à permettre une réaction en temps utile, c’est-à-dire une compréhension des causes des difficultés à un moment où le franchisé dispose encore de ressources pour réagir et améliorer sa performance.
Plus la remontée est fréquente, plus l’analyse est automatisée, plus les difficultés seront identifiées et traitées, évitant la survenance de bien des contentieux ultérieurs.

Calcul des redevances contractuelles

La relation de franchise est basée sur une mise à disposition de signes distinctifs, d’un savoir-faire et la fourniture d’une assistance par le franchiseur contre paiement par les franchisés de redevances. Les redevances sont souvent proportionnelles au chiffre d’affaires ou aux achats du franchisé. Dès lors, les données comptables que le franchisé transmet au franchiseur sont indispensables au calcul des redevances, sans lesquelles le franchiseur ne pourrait assumer le financement des outils et services qu’il met à la disposition des franchisés.
En l’absence de règle légale, les obligations du franchisé en matière de reporting ont pour source le contrat de franchise. Ce dernier doit donc fixer tant le principe du reporting que ses modalités. Le reporting peut être perçu comme intrusif et être mal vécu par un franchisé, qui n’en aurait pas vu l’intérêt. Pour être accepté, il doit être expliqué, compris et interprété comme un moyen d’aider le franchisé en lui permettant d’améliorer ses performances. Le contrat de franchise doit préciser les modalités de remontée d’informations : périodicité, contenu, odalités de transmission, ainsi que les sanctions en cas de non-respect, et en particulier la stipulation d’une astreinte contractuelle en cas de retard de communication des données. Ces modalités seront adaptées selon l’activité du réseau, les outils disponibles et les besoins de chacun. La liberté contractuelle prévaut.
Une remontée automatique des informations gérée par logiciel commun à l’ensemble des franchisés est indispensable et évite au franchiseur les difficultés pratiques de collecte des données. Le contrat doit prévoir la possibilité pour le franchiseur d’accéder, de stocker et d’utiliser les données du franchisé traitées par le logiciel. À défaut, l’intrusion illégale dans un système de traitement automatisé de données est un délit sanctionné par une peine maximum de deux ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende. En sus de la remonté d’information automatique, il est usuel que soient communiqués les comptes annuels du franchisé, les déclarations de TVA, parfois des rapports d’activité selon un format définit par le franchiseur, et certaines informations spécifiques à tel ou tel secteur d’activité. Une clause d’audit peut aussi être prévue. On le voit, le reporting est au cœur d’un système de franchise efficace. Et loin de s’en défier, le franchisé devrait le louer ! Le franchiseur devrait quant à lui se doter d’outils de reporting performants : c’est un élément essentiel du savoir-franchiser.


“Le choix d’un bon ERP en fonction des spécificités du réseau est primordial”
Le point de vue financier avec Virginie Sablé, responsable Développement Filière Franchise & Réseaux chez KPMG.

Quel est l’intérêt du reporting pour le franchiseur, le réseau et les franchisés ? Faut-il miser nécessairement sur une remontée automatique des données clés de l’activité des franchisés ?

La remontée automatique de données clés de l’activité des franchisés est capitale car la compilation et l’analyse de ces éléments s’avèrent être un véritable outil de pilotage du réseau pour le franchiseur. Il convient cependant d’attirer l’attention sur le fait que la remontée des données est possible uniquement si elle est bien stipulée dans le contrat de franchise (les demandes varient d’un franchiseur à l’autre : remontée des comptes annuels uniquement pour certains, situation semestrielle pour d’autres ou bien encore tableau de bord mensuel). La récupération de ces informations de manière automatique permet plus de réactivité, le franchiseur peut ainsi détecter les points de vente en difficultés et échanger avec le franchisé sur les éventuelles pistes d’amélioration. C’est une manière de préserver la santé du réseau et d’étudier une éventuelle évolution du concept.

Comment ne pas donner le sentiment d’interférer dans l’activité d’entrepreneurs indépendants ?

Le franchisé reste un entrepreneur indépendant, il ne faut pas que le franchiseur s’immisce dans la gestion de l’entreprise du franchisé en lui dictant sa conduite. Cependant il ne faut pas oublier que le franchiseur a un devoir d’assistance et que s’il ne s’investit pas suffisamment dans le suivi de son réseau, cela peut se retourner contre lui. La frontière entre conseil et ingérence est mince, il faut trouver le juste équilibre.

Quelles informations faut-il faire remonter ?

Il est important de récupérer des informations commerciales bien entendu (par exemple le top 10 des ventes) mais aussi d’avoir une visibilité sur quelques indicateurs financiers également : marge, ratio masse salariale/ chiffre d’affaires, ticket moyen…
Quel type d’outils utiliser ?
Le tableau de bord doit être relativement simple afin qu’il soit facilement exploitable. Le choix d’un bon ERP en fonction des spécificités du réseau est primordial. Il faut que l’outil puisse répondre aux besoins de la tête de réseau mais aussi des franchisés.

Comment opérer le benchmark entre les franchisés ?

Il convient d’avoir recours à une solution de benchmark complète (ne pas se limiter aux indicateurs commerciaux mais prendre en compte les éléments financiers) pour permettre des comparaisons entre franchisés mais également par rapport au secteur d’activité de l’enseigne de manière plus générale. Certaines solutions permettent d’aller encore plus dans le détail en étudiant des zones géographiques précises. Un conseil à ce sujet pour les franchiseurs qui souhaiteraient avoir recours au benchmark : n’oubliez pas que la préconisation d’un plan comptable type au sein du réseau permettra une analyse plus pertinente des éléments.

Mickaël Icard

Journaliste Reporter d'Images

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